Es una realidad que los datos son la sangre que da vida a las empresas. La eficiencia en la gestión de los mismos se ha convertido en una necesidad y los procesos de ingesta de información están en el punto de mira de todas las organizaciones. Un paso fundamental dentro de la tan mencionada transformación digital es facilitar que los procesos sean digitales nativos —ventanilla electrónica, formularios online, etc.—, lo que les confiere el máximo grado de calidad y eficiencia.

Muchas pymes, en el marco de las nuevas tendencias de teletrabajo y digitalización, han habilitado formas de trabajar hibridas que están llevando a las empresas a plantearse prescindir de la oficina tradicional, donde los puestos de trabajo y los archivos con información de clientes y operaciones comparten espacio. Para muchas empresas, este paso empieza a esbozarse en los planes de negocio como algo probable y no solamente posible (algo impensable hace una década).

Es precisamente esta combinación de la necesidad de una captura documental eficiente y la integración de la información histórica en sistemas online lo que permite afirmar que la transformación digital de las organizaciones nunca estará completa hasta que no se consiga pasar la información histórica relevante en papel a formato digital. De este modo, la captura documental se convierte en un paso obligatorio dentro de esa transformación digital de las organizaciones.

Aunque debido a la importancia de tener esos datos de calidad, conviene andarse con cautela ante aquellas soluciones que garantizan un elevadísimo rendimiento. Hay ocasiones en las que no se puede garantizar una calidad de salida si no se tiene calidad en la propia entrada. Prometer una fiabilidad del 99% en digitalización sería aprovecharse, en cierto modo, de la incultura que sigue existiendo en torno a la gestión de documentos y obviar la importancia del escaneado desde el punto de origen.

Sucede habitualmente con los documentos manuscritos, muy presentes aún en procesos del sector público y empresas. En estos, el fallo intrínseco será mucho mayor que ese 1% de margen de error. Una arruga en el papel de un documento original, por ejemplo, si no está convenientemente digitalizado, aparecería en forma de mancha en la imagen escaneada, ocasionando un fallo en el proceso de OCR. Por tanto, la clave para garantizar una calidad del dato y del proceso de captura es controlar también la calidad de la ingesta.

Hoy en día se puede escanear directamente con el móvil estando en casa o en la calle o desde un multifuncional en la oficina, pero en este ecosistema de captura el escáner documental —pese a ser todavía un gran desconocido— puede aportar un valor diferencial tanto en experiencia de usuario como en términos de productividad.

En entornos de trabajo donde hay una necesidad de capturar mucho volumen o diferente tipología de documentación, como un front office, no tener un escáner documental adecuado se convierte al instante en una fuente de problemas. Lejos de los dispositivos que sirven para todo y que también escanean, la verdadera magia del escáner documental está en su evolución como máquina especializada para procesar todo tipo de documentación (pasaportes, DNIs, libros de familia, etc..), incluso si está arrugada o usada, y convertirla en su versión digital para dotar de eficiencia ese front office y que los datos se conviertan en un activo digital para moverse entre los diversos procesos de una organización.

Con eso, de simplemente escanear papeles, se ha pasado en poco tiempo a una digitalización real. Esta digitalización permite procesar los detalles que pueda haber en cada línea de un documento, consiguiendo así que una factura, albarán o expediente lleguen digitalizados con todos sus metadatos asociados. Ese procesamiento de información hace que empresas, como asesorías o bancos, puedan realizar una digitalización efectiva de sus procesos de negocio y, a partir de ahí, centrarse más en su negocio.

En captura de información, la realidad es que el escáner se ha convertido en un dispositivo inteligente, donde convergen las más avanzadas tecnologías —inteligencia artificial (IA), procesamiento del lenguaje natural (PLN) y automatización robótica de procesos (RPA)—, consiguiendo capturar, extraer y convertir información en conocimiento dentro de una organización, que se integre en sus sistemas de manera ágil, ayude a simplificar estructuras y libere de cargas de trabajo administrativo al personal para centrarse en tareas de valor, ya sea en Administración Pública o en sectores como el hotelero, sanitario, bancario o logística.

No obstante, queda vencer todavía reticencias basadas en el desconocimiento, la desinformación, o muchas veces el miedo por cómo las nuevas tecnologías puedan afectar a los puestos de trabajo. Disponer de una información correcta, una clara exposición de los beneficios y conocer de qué manera estas herramientas ayudan a disparar la productividad de los empleados son un punto clave en la aceptación de las mismas. En este sentido, las pruebas de concepto emergen como una potente herramienta donde una pequeña inversión permite asegurar, por un lado, que los objetivos de eficiencia y productividad son realistas y, al mismo tiempo, gestionar el cambio de mentalidad necesario para que los usuarios se impliquen en conseguir una transformación digital completa.