El mercado demanda impresoras multifunción inteligentes. ¿Qué implica esta demanda?

Las empresas buscan impresoras multifunción que sean eficientes y fiables. Luego, cuanto más automatizado estén todos los procesos que implican el uso de un equipo multifunción, mejor para la empresa y para sus usuarios. No diría que esto implica que un equipo sea inteligente, pero sí requiere un trabajo previo de los ingenieros que diseñan los productos para que estos se puedan integrar fácilmente con otros sistemas y softwares utilizados por las empresas. Cuanto mejor funcione esa integración, más provecho se conseguirá del uso de estos equipos y seguramente una mayor productividad para las empresas.

¿Qué características clave debe de tener un buen equipo multifunción?

Cuando una empresa se decide por la compra de un equipo multifunción, es porque necesita de más de una función, no solo imprimir. Por lo tanto, debe haber un buen equilibrio de prestaciones entre todas sus funciones. No tiene sentido que un equipo multifunción imprima muy rápido y después sea muy lento a escanear, por ejemplo. Sus prestaciones tienen que estar equilibradas y dimensionadas para el tipo de usuario(s). Actualmente, la compra de un equipo multifunción viene motivada principalmente por las funciones de impresión y digitalización; la copia es una función cada vez menos utilizada y el fax ya prácticamente no se utiliza.

Hablando de las funciones más importantes y empezando por la impresión, un buen equipo de impresión tiene que ser rápido imprimiendo y tener la función de doble cara para poder ahorrar papel. Para clientes que imprimen principalmente documentos de 1 o 2 páginas, también es importante fijarse en el tiempo de impresión de la primera página (FPOT).

Y para una mayor comodidad, la bandeja de papel debe de tener una buena capacidad de papel. Para entornos de empresa, diría que la capacidad ideal es de 500 hojas para alimentarse con una resma entera de papel de una sola vez. En cuanto a la función de escaneado, la velocidad es importante, pero diría que el dúplex (doble cara) es fundamental y mejor que sea de una sola pasada, para que las dos caras se escaneen sin tener que darle la vuelta al papel. Y en cuanto a la capacidad de alimentación de hojas (ADF), debe tener la suficiente para poder acoger el número de hojas de la mayoría de los documentos que los usuarios vayan a digitalizar.

¿Cómo ha mejorado la calidad de impresión de los equipos multifunción en los últimos años?

Debo decir que la calidad de impresión de los equipos de oficina ya es muy alta en general y notablemente mejor que hace 10 años. Creo que, por eso, la evolución en la calidad de impresión en los años más recientes ha sido más incremental que disruptiva, con los fabricantes más enfocados en la optimización no sólo de la calidad, sino también de la eficiencia y sostenibilidad.

La calidad de impresión ha mejorado en cuanto a la nitidez, con una mayor precisión de color y consistencia, lo que permite impresiones más fieles y uniformes entre páginas. Por dar algunos ejemplos, en la tecnología láser, se ha reducido el problema del “banding” o franjas de color, que era común hace pocos años. En tinta, el uso de tintas pigmentadas ha ganado popularidad en las impresoras de oficina y ha permitido mejorar la durabilidad y aumentar la resistencia al agua.

¿Cómo se pueden reducir los costes de impresión en las empresas con equipos multifuncionales?

En primer lugar, es muy importante conocer todos los costes de impresión. Hay que tener en cuenta que los costes de impresión no pasan solo por la compra de consumibles y papel. Los equipos pueden necesitar asistencia técnica y requieren de una gestión administrativa, como, por ejemplo, con la compra de consumibles.

Teniendo todo esto en cuenta, la alternativa más económica pasa por la contratación de un servicio gestionado de impresión, que ofrece precios más económicos de impresión y que incluye servicio técnico, evitando sorpresas en los costes de impresión. ¿Por qué es más barato contratar un servicio gestionado de impresión que comprar consumibles por separado? Porque los proveedores de estos servicios obtienen mejores precios de los fabricantes y pueden ofrecer mejores condiciones a los clientes que se mantienen por varios años.

¿Se está utilizando la Inteligencia Artificial para mejorar en eficiencia y rendimiento a estos equipos?

La IA está avanzando muy rápido y el potencial es enorme, pero aún no vemos mucha evidencia o aplicación de sus beneficios en las impresoras. Hay algunas aplicaciones de IA en la mejora de la calidad de copia y escaneado de documentos deteriorados o borrosos, por ejemplo. Y a nivel de servicio, se empieza a aplicar IA para dar soporte o solucionar problemas con la impresora, pero estamos todavía en los comienzos.

¿La automatización de procesos también ha llegado a los equipos multifunción?

Quizás lo diría de otra forma. Los equipos multifunción permiten automatizar procesos. En procesos de gestión documental, son una herramienta imprescindible por su capacidad de digitalización. Permiten pasar del documento físico a digital, dando comienzo o alimentando los procesos de gestión documental.

Para ello, una función muy importante es la capacidad de OCR, para que los documentos digitalizados tengan capacidad de búsqueda y se pueda utilizar la información para procesos más automáticos (nombramiento de ficheros, separación de documentos, archivado automático, etc.).

Pero también es cierto que hay alguna automatización en los propios equipos multifunción, que, a través de las funciones disponibles, se pueden configurar para agilizar procesos, reduciendo el tiempo de ejecución de las tareas y con mucha más eficiencia.

También es posible automatizar servicios, gracias a la información que los equipos pueden reportar. Por ejemplo, los equipos de impresión son capaces de informar cuando el tóner u otro consumible se está agotando, permitiendo que los pedidos de consumibles se hagan de forma automática.

¿Son los equipos multifunción de hoy en día más eco-friendly?

Diría que sí, y hay varios ejemplos. La función de impresión a doble cara ya está disponible en prácticamente todos los dispositivos, permitiendo ahorro de papel. En los equipos profesionales hay modos de uso para reducir el ruido o ahorrar tóner. Y, dado que la sostenibilidad es una preocupación creciente en las empresas, hay mayor inversión en I+D para intentar reducir el consumo energético, entre otros.

Otra manera de ser más sostenibles en la impresión es reciclando o remanufacturando tanto los dispositivos como lo consumibles. Brother lleva muchos años desarrollando con éxito su programa de recogida de consumibles usados. Los cartuchos devueltos se someten a un proceso totalmente circular en nuestras instalaciones de reciclaje neutras en carbono y, como los plásticos que utilizamos no contienen aditivos peligrosos, podemos remanufacturarlos una y otra vez, un proceso que nos ha valido la primera certificación Blue Angel del mundo para cartuchos de tóner remanufacturados.

Remanufacturamos el 86% de todos los cartuchos de tóner devueltos (y reciclamos el resto de piezas y embalajes), lo que ahorra unas 5.300 toneladas de CO2 al año, el equivalente a retirar 1.150 coches de la carretera.

Conectividad avanzada, impresión remota, seguridad, funcionalidad y versatilidad, ¿Qué más se le debe pedir a un equipo multifunción?

Empieza a ser difícil traer una novedad rompedora en este mercado. Es un mercado maduro y los fabricantes miden con mucho cuidado sus inversiones en I+D. Lo que se exige de un equipo multifunción es que siga acompañando la evolución tecnológica y las necesidades de las empresas para seguir siendo una herramienta fundamental de trabajo.

¿Cuáles son sus últimas novedades para este mercado?

La novedad más rompedora en nuestra gama de equipos multifunción ha sido la incorporación de la posibilidad de imprimir en rollo de papel, con el equipo multifunción de tinta Brother MFC-J6959DW. Este equipo permite un uso normal de oficina, con todas las funciones de impresión, copia, escaneado, fax y, además, permite incluir rollo de papel en una de sus bandejas para la creación de banners, carteles, impresión de fotos panorámicas, planos, etc. de hasta 2,7 metros de largo.

No llega a realizar las funciones de un plotter, pero es una solución muy económica para poder crear materiales de comunicación en espacios físicos a los que acuden clientes o visitantes, como en el sector retail. Es un producto de nicho, pero sin duda muy distinto a lo que hay actualmente en el sector.

¿Qué consejos daría para elegir la impresora multifuncional correcta según el tamaño de la empresa?

En una de las preguntas anteriores ya he dado algunos consejos sobre qué características son importantes. Además de eso, es importante definir la inversión y seleccionar un buen proveedor de servicios. En la compra de un equipo multifunción es importante tener en cuenta los costes fijos y variables. En este tipo de hardware, los costes variables pueden tener un peso mayor si los volúmenes de impresión son altos. Por eso recomiendo que contraten un servicio gestionado de impresión, que ya incluye servicio técnico y sabemos cuánto se paga por cada página, por lo que todo es más transparente. Y tener un proveedor que pueda dar un servicio profesional y rápido es fundamental para que todo funcione correctamente y sin paradas de producción.